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Datenschutzordnung des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid
Präambel
Der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid verarbeitet in vielfacher Weise nicht automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verwaltung, der Organisation, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid zu gewährleisten, gibt sich der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid die nachfolgende Datenschutzordnung
§ 1 Allgemeines
Der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, nicht automatisiert in Form von ausgedruckten Listen.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für die betroffenen Personen wurde eine tabellarische Liste angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, ggf. Datum des Beitritts, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Stammtisch.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten werden personenbezogene Daten nicht herausgegeben.
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
3. Auf der Internetseite des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid werden die Daten des Vorstands (Präsi), mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung des Stammtisch
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand (Präsi) nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter (Präsi) Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter.
Da im Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid in der Regel keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid keinen Datenschutzbeauftragten.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid unterhält Auftritte. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter (Presse, Chronist, Präsi) Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand (Präsi) Motorrad-Stammtisch-Wattenscheid am 11.10.2019 erneuert und in Kraft gesetzt.